Política General de Protección de Datos
Colemun S.A. (en adelante, “Colemun”) se compromete a proteger los datos personales de sus empleados, clientes, proveedores y demás titulares, en observancia de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (“LOPDP”), el Reglamento General a la LOPDP (“Reglamento”), y demás normativa aplicable de la materia cumpliendo con la normativa vigente en materia de protección de datos personales.
Por lo anterior, Colemun implementa la presenta Política General de Protección de Datos Personales (“Política”) con el objetivo de informar sobre el tratamiento de datos personales.
Esta Política debe ser cumplida por todos los empleados, consultores, compañías relacionadas y proveedores de la Colemun, cuando realicen el tratamiento de datos personales de candidatos, empleados, pasantes, clientes, proveedores y visitantes.
Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales es Colemun, con los siguientes datos de contacto:
Identidad: Colemun S.A.
Domicilio: Av. Julio Soriano Solar 3 y Vía Samborondón, Guayas – Ecuador.
Número de teléfono: +59372875368
Correo electrónico: protecciondatos@andinalicores.com.ec
En caso de designar un Delegado de Protección de Datos Personales, Colemun comunicará sus datos de contacto oportunamente.
Finalidad del tratamiento
Colemun realiza el tratamiento de datos personales para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
Candidatos:
| Tratamiento | Finalidad | Legitimación |
|---|---|---|
| Selección de candidatos | Gestión del proceso de selección de personal, entrevistas y revisión de información del candidato. | Ejecución de medidas precontractuales. |
| Comunicaciones | Contacto con el candidato para informar sobre el proceso de selección. | |
| Exámenes preocupacionales | Validar la aptitud del candidato. | Ejecución de medidas precontractuales y cumplimiento de obligaciones legales. |
| Comprobación y verificación de la identidad e idoneidad para el puesto de trabajo. | Para verificar la veracidad de la información proporcionada por el titular a través de registros públicos. | Tratamiento de datos personales que constan en bases de datos de acceso público e interés legítimo. |
Trabajadores
| Tratamiento | Finalidad | Legitimación |
|---|---|---|
| Contratación | Para formalizar la relación laboral con el trabajador con la suscripción del contrato laboral. | Ejecución de medidas precontractuales o el cumplimiento de obligaciones contractuales |
| Comunicaciones | Para mantener una comunicación directa con los trabajadores sobre temas relacionados con la relación laboral. | |
| Ingreso a las instalaciones | Para que los trabajadores puedan ingresar a las instalaciones de Colemun, a fin de que puedan realizar sus labores. | |
| Alta y baja de perfil de usuario | Para que el titular pueda tener acceso a los aplicativos y sistemas necesarios para el cumplimiento de sus labores. | |
| Acciones correctivas | Para gestionar y registrar, de acuerdo con el Reglamento Interno de Trabajo, las acciones correspondientes por infracciones leves y graves. | |
| Capacitaciones | Para mantener a los trabajadores debidamente actualizados, aptos y competentes para la gestión de sus labores. | |
| Evaluación de desempeño | Para evaluar el cumplimiento de objetivos por parte de los trabajadores. | |
| Pago de nómina | Para gestionar el pago de la remuneración y descuentos aplicables a los trabajadores. | |
| Control de asistencia | Para validar el cumplimiento del horario laboral por parte de los trabajadores, y de corresponder, realizar el cálculo para el pago de horas suplementarias o extraordinarias. | |
| Gestión de viajes por asuntos laborales | Para gestionar la compra de pasajes, reserva de hoteles para los viajes relacionados a asuntos laborales. | |
| Pago de viáticos | Para gestionar el pago de los viáticos para los viajes que realicen los trabajadores con relación a asuntos laborales. | |
| Salida | Gestiones relacionadas a la salida del trabajador. | |
| Pruebas psicométricas | Desarrollo interno del perfil del trabajador. | |
| Gestión de seguridad social | Para afiliar al trabajador al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social – IESS, realizar los descuentos de su remuneración para los aportes, y llevar a cabo las demás actividades correspondientes, en cumplimiento con la normativa laboral y de seguridad social. | Cumplimiento de obligaciones legales |
| Gestión frente al Ministerio de Trabajo | Para gestionar todos los procesos asociados frente al Ministerio de Trabajo y establecidos en la normativa laboral vigente. | |
| Exámenes ocupacionales | Para verificar el estado de salud, y validar si es apto del trabajador para desempeñar las actividades laborales que realiza. | |
| Exámenes de salida | Para verificar el estado de salud de trabajador saliente. | |
| Pago de beneficios de ley y utilidades | Para realizar el pago de horas suplementarias y/o extraordinarias, décimos, vacaciones y demás beneficios de ley previstos en la normativa laboral, utilidades, y realizar las gestiones correspondientes frente al Ministerio de Trabajo. | |
| Gestión de accidentes laborales | Para las gestiones correspondientes frente a las entidades públicas competentes, de acuerdo con la normativa laboral y de seguridad social. | |
| Respuesta a requerimientos de autoridades competentes y el cumplimiento de sus mandatos | Proporcionar la información que solicite una autoridad competente, en observancia de los principios establecidos en la LOPDP. | |
| Descuentos judiciales | Para realizar los descuentos correspondientes a la remuneración del trabajador en cumplimiento de lo ordenado por un juez competente, en observancia de los principios establecidos en la LOPDP. | Órdenes judiciales |
| Respuesta a requerimientos de entes judiciales y el cumplimiento de sus mandatos | Transferencia de información que soliciten jueces y tribunales, en observancia de los principios establecidos en la LOPDP. | |
| Conservación de la información de la relación laboral | Para mantener en los soportes físicos o digitales de la compañía, para cumplir con requerimientos de información de autoridades competentes, solicitudes de los titulares, o defensa de los intereses de la compañía. | Interés legítimo |
| Actualización de información | Para solicitar la actualización periódica de los datos personales suministrados. | |
| Gestión de certificación BASC | Recopilación de información de cargos críticos para gestiones de certificación. | |
| Encuestas de satisfacción | Para la mejora de nuestros productos y conocer sobre su experiencia con nosotros. | |
| Videovigilancia | Para la seguridad interna y externa de las personas, bienes e información de Colemun. | Cumplimiento de una misión realizada en interés público e interés legítimo |
Pasantes
| Tratamiento | Finalidad | Legitimación |
|---|---|---|
| Contratación | Formalizar la pasantía mediante la suscripción del contrato de pasantía e inducción. | Cumplimiento de obligaciones contractuales |
| Comunicaciones | Contactarle y mantenerle informado sobre temas relacionados a la pasantía y la compañía. | |
| Alta y baja de perfil de usuario | Para que el titular pueda tener acceso a los aplicativos y sistemas necesarios para el cumplimiento de sus labores. | |
| Capacitaciones | Para mantener a los trabajadores debidamente actualizados, aptos y competentes para la gestión de sus labores. | |
| Evaluación de desempeño | Para evaluar el cumplimiento de objetivos por parte de los trabajadores. | |
| Pago | Gestionar y realizarle el pago de su estipendio, y realizarle los descuentos aplicables. | |
| Control de asistencia | Validar el cumplimiento del horario de la pasantía. | |
| Terminación de la pasantía | Gestiones frente a los entes competentes, pago de liquidación, descuentos correspondientes, y demás actividades necesarias para la terminación de la pasantía. | |
| Gestiones referentes a la seguridad social | Afiliar a la seguridad social, realizarle los descuentos de su estipendio para los aportes y demás acciones que se requieran establecidas en la normativa de pasantías y de seguridad social. | Cumplimiento de obligaciones legales |
| Gestión de registro frente al Ministerio de Trabajo | Registrar la relación con el pasante frente al Ministerio de Trabajo. |
Clientes y potenciales clientes
| Tratamiento | Finalidad | Legitimación |
|---|---|---|
| Comunicaciones sobre promociones, descuentos, concursos, sorteos y eventos | Enviar información promocional, ofertas, descuentos, sorteos y eventos de forma personalizada a través de los canales con los que cuente Colemun. | Consentimiento |
| Análisis comerciales, financieros y elaboración de perfiles | Para realizar análisis con el fin de mejorar los productos o servicios que ofrece Colemun de acuerdo con las necesidades e intereses. | |
| Contactos con potenciales clientes | Generar oportunidades de negocio en virtud de los requerimientos del titular. | Ejecución de medidas precontactuales y cumplimiento de obligaciones contractuales |
| Cotizaciones | Envío de información respecto a productos o servicios por requerimiento del titular. | |
| Desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación | Creación del cliente, venta y entrega de los productos, celebración de contratos y atención a los requerimientos relacionados a la relación comercial. Esto también involucra el envío de los datos personales a aliados comerciales y partes relacionadas que sean necesarios para el desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación. | |
| Gestión de crédito a clientes | Recopilación de información y validación de esta para el otorgamiento de créditos a clientes. | |
| Gestión de cobranza | Cobro extrajudicial y judicial de los productos o servicios. | |
| Gestiones tributarias | Para el cumplimiento de las obligaciones de carácter tributario, emisión de facturas, y declaraciones tributarias frente a la autoridad tributaria, en virtud de las normas tributarias competentes vigentes. | Cumplimiento de obligaciones legales |
| Gestión de actividades con auditoría externa | Para el envío de información a auditor externo, en virtud de las normas societarias vigentes. | |
| Respuesta a requerimientos de autoridades competentes y el cumplimiento de sus mandatos | Para gestionar la transferencia de información que solicite una autoridad competente, en observancia de los principios establecidos en la LOPDP. | |
| Entrega de información a autoridades judiciales | Envío de información solicitada por autoridades judiciales en cumplimiento de sus órdenes o decisiones. | Órdenes judiciales |
| Videovigilancia | Para la seguridad interna y externa de las personas, bienes e información de Colemun. | Cumplimiento de una misión realizada en interés público e interés legítimo |
| Almacenamiento y conservación de la información de la relación | Mantener la información en los soportes físicos o digitales de la compañía, para cumplir con requerimientos de información de autoridades competentes, solicitudes de los titulares o defensa de los intereses de la compañía. |
Proveedores
| Contratación de proveedores | Análisis de las cotizaciones para el proceso de contratación. | Ejecución de medidas precontractuales y cumplimiento de obligaciones contractuales |
|---|---|---|
| Desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación contractual | Calificación, formalización de la relación, creación del proveedor en los sistemas internos de la compañía, gestión de la relación comercial con el objeto de adquirir productos o servicios que ofrecen los proveedores para ayudar a la gestión administrativa de Colemun. | |
| Comunicaciones | Para mantener comunicaciones por temas relacionados con la gestión de la relación comercial. | |
| Aprobaciones de gastos | Aceptar el gasto para pagar el proveedor. | |
| Pago | Realizar los pagos correspondientes por la prestación de los servicios o entrega de los bienes adquiridos. | |
| Actualización de información | Para solicitar la actualización periódicos de los datos personales suministrados. | |
| Gestiones de orden tributario | Para el cumplimiento de las obligaciones de carácter tributario, emisión de comprobantes de retención, y declaraciones tributarias frente a la autoridad tributaria competente, en virtud de las normas tributarias vigentes | Cumplimiento de obligaciones legales |
| Gestión de actividades con auditoría externa | Para el envío de información a auditor externo, en virtud de las normas societarias vigentes | |
| Respuesta a requerimientos de autoridades competentes y el cumplimiento de sus mandatos | Para gestionar la transferencia de información que solicite una autoridad competente, en observancia de los principios establecidos en la LOPDP | |
| Entrega de información a autoridades judiciales | Envío de información solicitada por autoridades judiciales en cumplimiento de sus órdenes o decisiones. | Órdenes judiciales |
| Videovigilancia | Para la seguridad interna y externa de las personas, bienes e información de Colemun. | Cumplimiento de una misión realizada en interés público e interés legítimo |
| Almacenamiento y conservación de la información de la relación | Mantener la información en los soportes físicos o digitales de la compañía, para cumplir con requerimientos de información de autoridades competentes, solicitudes de los titulares, o defensa de los intereses de la compañía. |
Visitantes
| Videovigilancia | Para la seguridad interna y externa de las personas, bienes e información de Colemun. | Cumplimiento de una misión realizada en interés público e interés legítimo |
|---|---|---|
| Almacenamiento y conservación de la información de la relación | Mantener la información en los soportes físicos o digitales de la compañía, para cumplir con requerimientos de información de autoridades competentes, solicitudes de los titulares o defensa de los intereses de la compañía. |
Datos personales objeto del tratamiento
De forma ejemplificativa, pero no limitada, Colemun puede tratar las siguientes categorías de datos personales para el cumplimento de las finalidades previamente señaladas:
Datos de identificación (nombre, apellidos, documento de identificación, firma).
Datos de contacto (teléfono, dirección, correo electrónico, parroquia, provincia).
Datos de características personales (estado civil, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, nacionalidad, edad, sexo, imagen, peso, estatura).
Datos familiares y sociales (datos de cónyuge, hijos, contactos de emergencia).
Datos académicos y profesionales (formación, experiencia, referencias).
Datos de empleo (cargo, remuneración, evaluaciones).
Datos financieros (bancarios, tarjetas de crédito o débito).
Datos de control de presencia (entradas y salidas, ausencias).
Datos de navegación (Dirección IP).
Categorías especiales de datos personales (salud, discapacidad, biométricos, pasado judicial, crediticios).
Origen de los datos personales
Los datos personales se obtienen cuando usted los proporciona voluntariamente a través de:
Formularios físicos y digitales.
Redes sociales.
Correo electrónico.
Cámaras de videovigilancia.
Cookies, con su consentimiento.
Conservación de datos personales
Los datos personales se almacenan en bases de datos físicas o digitales administrador por Colemun.
Los datos personales proporcionados se conservarán por el necesario para el cumplimiento de las finalidades previamente señaladas y hasta por el plazo de prescripción de las acciones legales.
Colemun dejará de realizar el tratamiento de datos personales cuando:
El titular se oponga al tratamiento.
Deje de existir un interés legítimo.
Se cumpla el servicio y/o la acción solicitada por el titular o hasta que el titular renuncie a dicho servicio o acción, en caso de que los datos se traten en relación con los servicios prestados y no exista ningún otro fin que justifique conservar dichos datos.
El titular revoque su consentimiento para el tratamiento de los datos, en caso de que se dependa exclusivamente de su consentimiento y no exista una obligación legal que exija conservar dichos datos personales (la opción de retirar el consentimiento se incluirá en cada comunicación).
Cumplido el plazo de conservación establecido, Colemun podrá eliminar los datos personales. Asimismo, podrá anonimizar la información para utilizar con fines de mejora de productos o servicios, estadísticas y toma de decisiones basadas en datos.
Destinatarios
Colemun transfiere o comunica los datos personales con aquellos terceros para el cumplimiento de las finalidades previamente señaladas. Colemun podrá comunicar los datos personales a empresas del grupo o empresas relacionadas, sucursales, filiales, quienes podrán utilizar los datos personales para las finalidades descritas.
Colemun puede compartir los datos personales de los titulares con destinatarios en cumplimiento de obligaciones legales u órdenes judiciales para el cumplimiento de las finalidades señaladas:
IESS.
Ministerio de Trabajo.
Ministerio de Salud.
Servicio de Rentas Internas.
Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.
Jueces y Tribunales.
Fiscalías.
Policía Nacional.
Agencias de Tránsito.
Superintendencia de Protección de Datos Personales.
Notarias a nivel nacional.
El tratamiento de datos personales podría involucrar transferencias internacionales de datos personales, por ejemplo, para los servicios de almacenamiento de información, por este motivo, cuando las comunicaciones supongan transferencias internacionales de datos personales, Colemun exigirá el cumplimiento de estándares de protección, confidencialidad y seguridad, sobre todo, cuando la transferencia se realice a jurisdicciones que no cuenten con niveles adecuados de protección conforme a los parámetros establecidos en la normativa aplicable y las resoluciones que emita la Superintendencia de Protección de Datos Personales.
Medidas de seguridad
Colemun cuenta con medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la protección de los datos personales, y así garantizar su confidencialidad, integridad y disponibilidad. Por lo anterior, las medidas de seguridad adoptadas pretenden evitar la pérdida, alteración, acceso no autorizado o tratamiento ilegal de los datos personales, habida cuenta las categorías y volumen de los datos personales y los riesgos a los que estos están expuestos, el estado de la técnica y los costos de aplicación.
Es responsabilidad de los empleados, proveedores, contratistas de Colemun, notificar cualquier incidente de seguridad, lo que incluye, cualquier fuga de información, daño informático, comercialización de datos personales, uso no autorizado de datos personales, suplantación de identidad, accesos no autorizados, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona.
La formación y capacitación de los empleados será un complemento fundamental de esta Política. En caso de terceros externos a Colemun, la compañía pone a disposición esta Política en su sitio web para conocimiento público.
Derechos
Los titulares de los datos personales tienen derecho a:
Acceso: Derecho a saber si Colemun está tratando sus datos personales y a acceder a dichos datos.
Rectificación y actualización: Derecho a corregir o actualizar datos personales incorrectos o inexactos.
Eliminación: Derecho a solicitar la eliminación de sus datos personales cuando: (i) no se cumpla una obligación legal; (ii) no sean necesarios; (iii) se haya cumplido su propósito; (iv) haya vencido el plazo de conservación; (v) afecten derechos fundamentales; o (vi) se haya revocado el consentimiento.
Oposición: Derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales en casos que no afecten derechos fundamentales, no estén relacionados con información pública o de interés público.
Portabilidad: Derecho a recibir sus datos personales en un formato compatible y/o a que se transfieran a otro responsable.
Suspensión: Derecho a solicitar la suspensión del tratamiento de sus datos en las siguientes situaciones: (i) impugnación de la exactitud de los datos; (ii) tratamiento ilícito con solicitud de limitación en lugar de supresión; (iii) no necesidad de los datos por parte de la Compañía, pero sí por el titular para reclamaciones; y (iv) oposición al tratamiento mientras se verifica la legitimidad de motivos.
No ser objeto de decisiones basadas única o parcialmente en valoraciones automatizadas: Derecho a oponerse, pedir explicaciones y solicitar la revisión humana de decisiones basadas exclusivamente en un tratamiento automatizado de datos que afecten sus intereses.
También podrá revocar el consentimiento otorgado, sin embargo, no se verá afectada la licitud del tratamiento de datos personales antes de la revocatoria.
Para ejercer los derechos previamente mencionados, o revocar el consentimiento otorgado, podrá presentar una solicitud en:
Dirección: Av. Julio Soriano Solar 3 y Vía Samborondón, Guayas – Ecuador.
Correo electrónico: protecciondatos@andinalicores.com.ec
Podrá presentar un reclamo frente a la Superintendencia de Protección de Datos Personales en caso de que considere que la respuesta a su solicitud vulnera sus derechos, o no se atienda su solicitud de ejercicio de derechos dentro del plazo establecido.
Consecuencias de negarse a proporcionar sus datos personales
Al no proporcionar sus datos personales, Colemun no podrá cumplir con las finalidades establecidas en la Política.
Datos erróneos o inexactos
Al proporcionar datos personales erróneos o inexactos, Colemun no podrá cumplir con las finalidades previamente señaladas. La consecuencia de proporcionar datos falsos o erróneos será no procesar la solicitud que realice. Por ello, es responsabilidad única y exclusiva de los titulares garantizar que los datos personales sean correctos, completos y actualizados.
El titular será responsable de cualquier información falsa, inexacta o desactualizada proporcionada voluntariamente, así como de los daños directos o indirectos que esto pueda ocasionar.
Videovigilancia
Colemun realiza grabaciones a través de cámaras de videovigilancia para proteger la seguridad de las instalaciones, bienes o personas que tienen acceso a los establecimientos de propiedad de la compañía. El tratamiento es legítimo en virtud del cumplimiento de una misión realizada en interés público, así como en el interés legítimo de la compañía.
Las grabaciones se almacenan por un mes, posteriormente se eliminan. Únicamente tiene acceso a las grabaciones el personal autorizado. Las grabaciones únicamente se descargan por motivos de seguridad o requerimientos de autoridades competentes.
Niñas, niños y adolescentes
Colemun únicamente realiza el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes en caso de que cuente con una base de legitimación.
Actualización de la Política
Colemun revisa y actualiza periódicamente esta política para cumplir con cambios normativos y directrices de la Autoridad de Protección de Datos.
La última actualización a la Política fue realizada el 23 de enero de 2026.